Symptom:
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Sie wollten ein Rundschreiben über die "großen" Verteiler unimitglieder@unibw.de  bzw. studenten@unibw.de verteilen.
Was müssen Sie dabei beachten bzw. warum wurde Ihre Mail evtl. abgelehnt.


Zusätzlicher Hinweis: Diese Ausführungen gelten selbstverständlich auch für die weiteren (kleineren) Mailverteiler, insbesondere wenn diese zusammengefasst werden um einen größeren Verteilerkreis anzusprechen.
Problem:
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Grundsätzlich gilt, dass jegliche Nutzung auch von Mail einen dienstlichen Bezug haben muss. Rundschreiben großer Verteiler laufen zusätzlich Gefahr, durch die Empfänger ignoriert zu werden wenn über sie zu viele Meldungen laufen. Daher sind solche Verteiler moderiert und es wird verstärkt auf die Relevanz der Rundschreiben geachtet.

Solution:
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Die Verteiler unimitglieder@unibw.de  bzw. studenten@unibw.de  sind nur für Rundschreiben mit campusweiter Relevanz vorgesehen. Es werden daher insbesondere Nachrichten abgelehnt,

  • die keine erkennbare dienstliche Relevanz besitzen (z.B. Parties etc.)
  • die Online-Umfragen durchführen wollen (siehe auch [1])
  • die von gefundenen oder verlorenen Gegenständen handeln (dafür ist das Fundbüro zuständig)
  • die  Mitfahrgelegenheiten etc. suchen (dafür NetNews benutzen)
  • für die es spezialisierte Listen  gibt, beispielsweise alle Informatik-Studenten, alle Mitarbeiter, …
  • die als Absender keine dienstliche Adresse (z.B. @unibw.de) nutzen
  • zur Ermittlungen von PKW-Haltern (Licht brennt, Fenster offen etc.), dies erfolgt über Wache
  • zur Ermittlung bei Strafsachen (wenden Sie sich an Ihren Gruppenleiter bzw. Polizei)
  • welche wiederholt gesendet werden (Erinnerungen an bereits gesendete Informationen)
  • ... alles, was weniger als ca. 10 Prozent der Empfänger interessiert

Für manche solcher Rundschreiben bieten die spezialisierten Listen (vgl. Übersicht) bzw. News eine bessere Plattform. Voraussetzung ist jedoch auch hier der dienstliche Anlass.

Bitte beachten Sie bei allen Mails an diese Verteiler, dass diese Mail an bis zu 6.000 Empfänger verteilt wird. Lesen Sie die Mail daher vor dem Absenden genau durch und vermeiden Sie die wiederholte Sendung aufgrund von Schreibfehlern. Bitte beachten Sie dabei auch die folgenden Hinweise:

  • Gehen Sie mit Anhängen sehr sorgsam um, da diese auch an alle Empfänger in Kopie zugestellt werden.
  • Wählen Sie ein aussagefähigen Betreff (Subject) aus, so dass die Empfänger die Relevanz bereits in der Mailübersicht erkennen können.
  • Schreiben Sie den Inhalt nur als unformatierten Text (keine HTML-Mails), so dass alle Empfänger diese auch lesen können.

[1] Hinweis für Online-Umfragen

Sie können Online-Umfragen über uniinterne Server des Rechenzentrums durchführen. Dazu stehen Ihnen die Dienste zur Verfügung. Sollten Sie in begründeten Einzelfällen eine Umfrage über externe Server durchführen wollen so benötigen Sie dazu eine Genehmigung des Präsidialbereichs.
Bitte informieren Sie vor dem Absenden einer Mail zur Aufforderung an der Teilnahme an einer Umfrage auf einem externen Server die Moderatoren der entsprechenden Mailingliste per Mail an die Adresse listenname-owner@mailman.rz.unibw-muenchen.de (Beispiel: Studenten-owner@mailman.rz.unibw-muenchen.de für eine Mail an den Studenten-Verteiler) unter Hinweis auf die erfolgte Freigabe durch den Präsidialbereich, so dass die anschließend eingehende Mail freigeschaltet werden kann.